Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS)

 IT-Ausschreibung.de (für IT-Freelancer) ·  11.07.2018

Die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) auf Basis des Produktes VIS zur Abbildung der elektronischen Verwaltungsakte in der gesamten Landesverwaltung bildet eines der wichtigsten E-Government-Vorhaben des Auftraggebers und wurde entsprechend im Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG) verankert.

Gemäß § 16 Abs. 3 S.1 ThürEGovG haben die Landesbehörden spätestens ab dem 1.1.2023 ihre Akten elektronisch in dem zentralen DMS zu führen. § 16 Abs. 4 ThürEGovG sieht vor, dass die elektronische Akte ab dem 1.1.2024 die führende Akte ist.

Hierfür soll die Basissoftware in einer landeseinheitlichen Spezifikation genutzt werden (ThüringenVIS 2.0). Bereitgestellt und betrieben wird dieses System auf einer zentralen IT-Infrastruktur im Thüringer Landesrechenzentrum (TLRZ), der Serviceplattform (SP).

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Konzeption des ThüringenVIS 2.0.

Der zu vergebende Auftrag ist in Los unterteilt:

Los-Nr. 1: Fachkonzept für ThüringenVIS 2.0
Das Los 1 umfasst die Konzeptionen für die Einführung von ThüringenVIS 2.0 als Umsetzung des einheitlichen E-Akte-Systems. Erarbeitet werden soll ein Fachkonzept bestehend aus folgenden Konzepten:
1) Konzept Konfiguration ThüringenVIS 2.0;
2) Konzept digitaler Posteingang;
3) Konzept Langzeitspeicher/Formatkonvertierung/Aussonderung;
4) Betriebskonzepte;
5) Datenschutzkonzept;
6) IT-Sicherheitskonzept;
7) Konzept zur Notfallwiederherstellung;
8) Rolloutplanung;
9) Konzept zum E-Kabinett.

Los-Nr. 2: Schulungs- und Qualifikationskonzept für ThüringenVIS 2.0
Die Schulung und Qualifikation der künftigen Anwender ist ein zentrales Element für den nachhaltigen Projekterfolg. Im Rahmen der Konzeption müssen verschiedene Vorgehensmodelle für die Umsetzung der erforderlichen Anzahl an Schulungen, deren Kosten und Praktikabilität betrachtet und das für den Auftraggeber tragfähigste Modell herausgearbeitet werden.

Los-Nr. 3: Akzeptanzmanagement für ThüringenVIS 2.0
Die elektronische Akte wird in Thüringen breitflächig in allen Behörden ausgerollt. Hierbei ist die Einbindung der Führungsebene, aber auch der organisatorisch und technisch Verantwortlichen und die Partizipation der Bediensteten für eine erfolgreiche Implementierung der elektronischen Akte vorgesehen.
Zu diesem Zweck ist zunächst das vorhandene Grobkonzept zur Etablierung eines Akzeptanzmanagements fortzuschreiben. Die Konzeption soll insbesondere die Themenfelder Information, Kommunikation, Anwenderbeteiligung und Anwenderbetreuung betrachten. Des Weiteren ist Bezug auf das Schulungs- und Qualifizierungskonzept aus LOS 2 zu nehmen.




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